مدیر توسعه سازمان و تحول اداری دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی به تشریح اهداف و فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان پرداخت و از ارزیابی بالغ بر ۱۱هزار نفر به کمک سامانه الکترونیک در کمتر از ۲ماه خبر داد.

مهندس سید جواد امامی زاده در گفت و گو با روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی شهیدبهشتی با اشاره به اینکه نظارت مستمر، معیار محور و علمی بر عملکرد افراد در همه سطوح، مبتنی بر الگوها و استانداردهای تعریف شده یکی از علل پیشرفت در سازمان‌های بزرگ و موفق است، گفت: در این گونه سازمان‌ها از ارزیابی عملکرد برای شناسایی نیازهای آموزشی مشاغل و شاغلین، پاداش دهی و ایجاد انگیزه در افراد،‌ تعیین بازده، کارایی و اثر بخشی فعالیت‌ها و بهسازی منابع انسانی استفاده می‌شود.

وی ادامه داد: برای دستیابی به اهداف اصلی «ارزیابی عملکرد» که اصلاح معایب و راهنمایی و کمک به نشاط سازمانی است، ارزیابی عملکرد باید به دفعات یا حداقل با فواصل کوتاه (هر ۶ماه یا هر سال یک بار) انجام شود.

مدیر توسعه سازمان و تحول اداری دانشگاه، اظهار کرد: در تقسیم‌بندی کلی، تعیین استانداردهای ارزیابی عملکرد کارکنان را می‌توان از وظایف مهم مدیریت منابع انسانی سازمان‌ها و شرکت‌ها دانست. این ابزار مدیریتی کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی و متناسب با آن، حقوق و مزایا در نظر گرفت.

مهندس امامی زاده در ادامه این روش مدیریتی را راهی برای تشخیص ظرفیت‌ها، مهارت‌ها و تخصص‌های عملی کارکنان، پی بردن به نقاط ضعف آنها اعلام کرد و افزود: با این روش می توان متناسب با عوامل موثر برنامه‌های آموزشی مرتبط را تدوین و اجرا کرد.

وی کنترل مداوم امور در سازمان، شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان، تخصیص صحیح منابع و امکانات سازمان، بهبود تصمیم گیری ها و ارتقای توانمندی های سازمان را از مهمترین اهداف ارزیابی عملکرد کارکنان برشمرد.

چالش های موجود در مسیر ارزیابی عملکرد کارکنان پیش از الکترونیکی شدن فرآیند

به گفته مهندس امامی زاده، فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان در سال های گذشته توسط اداره  بازرسی و ارزیابی عملکرد کارکنان و سپس مدیریت امور نیروی انسانی انجام می شد و از سال ۹۴این امر به مدیریت توسعه سازمان و تحول اداری واگذار شده است. 

وی با اشاره به این که کارکنان برخی از واحدهای تابعه از سال ۱۳۹۲مورد ارزیابی قرار نگرفته بودند، خاطرنشان کرد: تمامی مراحل مربوط به ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت فیزیکی و طی مدت زمان طولانی ظرف یکسال انجام می شد. 

مهندس امامی زاده افزود: مستنداتی که هر فرد باید برای ارزیابی ارایه می داد شامل کپی تقدیرنامه ها، تشویقات، دوره های آموزشی طی شده مندرج در شناسنامه آموزشی، گزارش تخصصی و فرم ارایه پیشنهاد بود. معمولا هر فرد حداقل ۱۰برگ را کپی  و ارسال می کرد که گاهی به دلیل  نقص وعدم تکمیل فرمها مدارک عودت داده می شد و مجددا کپی های اضافه تهیه می شد. 

وی با توجه به لزوم رعایت تمامی ضوابط دستورالعمل از نظر امتیازدهی روند ارزیابی مذکور را بسیار وقت گیر و چالش برانگیز برشمرد و یادآور شد که تمامی مدارک ارسالی توسط کارشناسان گروه تحول اداری به صورت متمرکز در ستاد مورد بررسی قرار می گرفت. 

نحوه اجرای فرایند ارزیابی کارکنان به صورت الکترونیکی

مدیر توسعه سازمان و تحول اداری دانشگاه از الکترونیکی شدن فرآیند ارزیابی کارکنان و راه اندازی سامانه مربوطه از نیمه خردادماه ۹۹خبر داد و به تبیین نحوه انجام این فرایند پرداخت. 

به گفته وی، پس از ابلاغ دستورالعمل های مربوط به ارزیابی عملکرد کارمندان غیرهیئت علمی، دوره های آموزشی و جلسات توجیهی برای واحدهای تابعه دانشگاه و همچنین آزمون غیرحضوری براساس دستورالعمل ارزیابی عملکرد و راهنمای استفاده از سامانه برگزار شد. 

مهندس امامی زاده تصریح کرد: برای هریک از واحدهای تابعه دانشگاه یک نفر به عنوان رابط ارزیابی عملکرد تعیین شد و آموزش های حضوری یا تلفنی و تشکیل کارگروه های فعال در شبکه های اجتماعی صورت گرفت. 

به گفته وی برای سهولت فرایند ارزیابی، اطلاعات مربوط به شناسنامه آموزشی کارکنان و سامانه نظام پیشنهادات و امتیازات تخصیص یافته به کارکنان با سازمانه ارزیابی عملکرد لینک شد.

وی در خصوص دستاورد این اقدام، عنوان کرد: حذف کاغذ و الکترونیکی شدن تمامی فرآیندهای ارزیابی، منجر به کاهش هزینه ها، تسریع تکمیل فرم های ارزیابی توسط کارکنان (ارزیابی شوندگان) و مدیران واحدهای تابعه (ارزیابی کنندگان) و در نتیجه صرفه جویی در زمان شد.

مدیر توسعه سازمان و تحول اداری دانشگاه با اشاره به لزوم ایجاد و توسعه دولت الکترونیک، این فرایند را عامل افزایش کارایی، رضایتمندی و عدالتخواهی دانست و گفت: در این روش دستورالعمل ها و امتیازدهی برای همه کارکنان به صورت یکسان اجرا می شود.

مهندس امامی زاده ادامه داد: از طرف دیگر راه اندازی این سامانه الکترونیک منجر به کاهش  مراجعات حضوری کارکنان، صرفه جویی در نیروی انسانی، به حداقل رساندن خطا در فرایند ارزیابی، صرفه جویی در زمان، در دسترس بودن مستندات و سابقه ارزیابی عملکرد کارکنان و نحوه امتیازدهی آنان، سهولت در مدیریت، افزایش سرعت ارزیابی کارکنان و تجمیع اطلاعات می شود.

ارزیابی بالغ بر ۱۱هزار نفر از کارکنان دانشگاه از طریق سامانه الکترونیک

مدیر توسعه سازمان و تحول اداری دانشگاه از ارزیابی در مجموع ۱۱هزار و ۲۴۷نفر از  شاغلان رسمی، پیمانی و قراردادی دانشگاه از طریق این سامانه خبر داد و افزود: از این تعداد ۵هزار و ۳۲۸نفر رسمی ، ۲۸۷نفر آزمایشی،  ۴۷۵نفر پیمانی، ۲هزار و ۹۴۸نفر تبصره۳، ۲هزار و ۲۰۹نفر تبصره  ۴بودند.

وی ادامه داد: در سامانه ارزیابی عملکرد کارکنان فرم های مربوطه مختص ۴گروه مدیران میانی، مدیران پایه، کارکنان و کارکنان پشتیبانی است که در کل مجموع این گروه ها شامل ۱۲هزارو ۴۵۹نفر هستند.

به گفته مهندس امامی زاده  ۸هزار و ۹۲۸نفر از شاغلان با این سامانه کار کرده و تعداد شاغلین که فرمهای مربوطه را در سامانه تکمیل نکرده اند  ۳هزار و ۵۳۱نفر است.